Que ce soit par zoom ou dans un bureau, la réunion est bien souvent le seul outil mis à disposition pour travailler en équipe.
Parfois un appel suffirait. D’autres fois je suis conviée à une réunion sans en comprendre l’intérêt. Pire, on m’impose un déjeuner de travail pour donner un ton plus décontracté. Difficile de rester concentrée sans penser au persil coincé entre les dents, choisir entre prendre des notes ou une bouchée, poser une question ou se faire oublier pour manger tranquillement sa mousse au chocolat.

Alors si vous utilisez la réunion comme un prétexte pour réunir votre équipe, voici une autre façon de passer un moment de qualité ensemble.

Le contenu d’une réunion de travail est souvent d’ordre informatif ou décisionnel.

Alors, avant d’organiser cette entrevue avec votre équipe :

☞  Identifiez les personnes concernées à chaque temps de la réunion.
☞  Déterminez une durée pour chaque temps.
☞  Réservez un lieu adéquat pour être dans des dispositions confortables.
☞  Préparez le matériel.
☞  Rédigez un ordre du jour et le joindre en amont.
☞  Décidez comment synthétiser ce qui va se dire et/ou se décider.

Attention, l’intention est la clé pour répondre à tous ces points. De même, demandez-vous en amont comment vous saurez que votre réunion est réussie ?

Ouvrez les perspectives de votre séance en équipe.

C’est un fait, le format inspire les interactions. Il peut également évoluer au fil de la réunion. Car, rien ne vous empêche de changer la disposition de la salle pendant la pause.
Que diriez-vous de commencer par une mise en place en U pour introduire le 1er sujet ? Puis, de continuer par des ilôts pour réfléchir en sous-groupes aux décisions à prendre. En effet, réfléchir en groupe restreint permet d’impulser la participation et de dégrossir des sujets de fond.

Ensuite, le contenu doit faire preuve de créativité pour donner du rythme aux interventions et capter l’attention.

📣  Votre réunion est informative.
Demandez-vous comment la rendre interactive pour que vos auditeurs participent autrement qu’en vous écoutant. Que doivent-ils retenir ? Comment le saurez-vous ?

📣  Des prises de décisions se jouent pendant ce rendez-vous.
Alors, comment faire différemment d’un vote à main levée ? Il existe différentes méthodes empreintes à la formation ou au coaching d’équipe pour apporter de la créativité, de l’efficacité et de la prise de hauteur.

Depuis le covid, on s’interroge sur le sens et l’intérêt de faire venir l’équipe dans les locaux. Et si vous faisiez de ce moment d’échange, un moment de qualité pour prendre soin de votre équipe ?

Par exemple, le sujet de la réunion peut concerner directement le fonctionnement l’équipe.  Demandez-lui ce qui la préoccupe en ce moment. De quoi a-t-elle envie ? N’ayez pas peur d’engager le groupe dans la résolution de problèmes. Cela l’entraînera à dépasser une situation, à imaginer un futur désiré et à développer une compétence comportementale : l’autonomie.  

Je vous livre ici un outil d’intelligence collective pour expérimenter une discussion différente.☟

Cet outil vous sera utile si :

☞  Votre intention est d’avancer ensemble et de trouver des solutions.
☞  Vous êtes prêt à consacrer du temps chaque semaine pour discuter d’un sujet.

Quelques étapes clés pour mettre en place le forum :

❅ Réunissez-vous en cercle, manager compris.
❅ Accordez 5 minutes de réflexion en solo pour noter des sujets.
❅ Chacun écrit un sujet par feuille et la dispose au centre du cercle.
❅ Une personne lit les sujets à haute voix. L’équipe sélectionne 2 sujets à aborder pour cette séance.
❅ Vous lancez un timer sur 30 minutes et vous vous accordez une pause de 5 minutes entre les 2 sujets.
❅ L’équipe clôture ce moment d’échange en permettant à chacun de s’exprimer. Les autres écoutent.

Mes conseils :
☞ La clôture est un moment d’écoute. Un merci en réponse vous fera gagner en alliance.
☞ Ce moment est une formidable occasion d’en faire un rituel d’équipe. En effet, plus vous permettrez au groupe de s’exprimer, plus vous pourrez développer l’esprit collaboratif en trouvant des solutions ensemble.

Donner du temps à votre équipe c’est responsabiliser chacun à l’évolution du groupe en développant des compétences comportementales comme l’esprit d’équipe.